Ein Büro ohne Papier. Hätte man diese Vision einem Unternehmer vor 100 Jahren unterbreitet, hätte er einen vielleicht für verrückt erklärt. Heute ist die Situation eine völlig andere. Denn nicht wenige Unternehmen arbeiten daran, komplett wegzukommen vom guten alten Papier und stattdessen möglichst viele Daten digital zu erfassen und zu speichern. Dass dies nicht immer ganz einfach und mit einigen Herausforderungen verbunden ist, muss hierbei wohl nicht gesondert erwähnt werden.
Alte Dokumente digitalisieren
Einer der leichtesten Schritte ist es bei allem wohl noch, alte Dokumente zu digitalisieren. Hierfür können spezielle Dokumentenscanner zum Einsatz kommen, über die man sich beispielsweise bei http://www.dokumentenscannertest.com/ genauer informieren kann. Selbstredend müssen beim Scannen von alten Geschäftsunterlagen jedoch auch einige rechtliche Aspekte beachtet werden, über die man sich am besten beim Anwalt seines Vertrauens beraten lässt. Aus technologischer Sicht stellt die Digitalisierung der meisten Dokumente heute jedoch nicht einmal mehr das geringste Problem dar.
Digitale Geschäftsunterlagen sicher speichern
Ein weiterer Punkt betrifft die sichere Speicherung von digitalen Geschäftsunterlagen. Hier sollten vor allem Maßnahmen getroffen werden, einem Datenverlust vorbeugen. Hierzu zählt zum Beispiel die redundante Speicherung aller Dokumente in der Cloud sowie ein Backup parallel über mehrere gespiegelte Festplatten.
Der Sicherheitsaspekt
Daneben spielt aber auch der Sicherheitsaspekt eine wichtige Rolle – denn Cyberkriminellen sollten die mitunter sensiblen Unterlagen natürlich nicht in die Hände fallen. Wer also plant, auch wichtige Geschäftsunterlagen, digital abzulegen, sollte sich vorher unbedingt den Rat eines Sicherheitsexperten einholen.
Fazit: Zukunftsmusik sind Büros ohne Papier schon lange nicht mehr. Ihre Umsetzung stößt in der Praxis aber auch immer wieder an Grenzen.